Managementassistent bestuurssecretariaat – Gemeentebanen – Haarlem

Gemeentebanen

Organisatie

De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Zij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op deze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie.Je komt te werken in een hecht team van vier ondersteuners. Jullie nemen elkaars taken waar en zorgen er samen voor dat het directiesecretariaat soepel blijft draaien.

Functiebeschrijving

  • Je ondersteunt de wethouder sport, diversiteit & inclusie en bedrijfsvoering. Dit doe je samen met je collega’s van het bestuurssecretariaat en met de bestuursadviseur en bestuurscommunicatieadviseur.
  • Je beheert de agenda van de wethouder tot in de puntjes en je schakelt snel bij onverwachte veranderingen. Het is belangrijk dat je verbanden weet te leggen en verschillende belangen en consequenties kan inschatten.
  • Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging en opvolging van acties uit de staven. Daar waar nodig spring je bij voor je overige collega’s.
  • Je beheert de e-mailboxen, beantwoordt en handelt telefoontjes en correspondentie af
  • Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en zorgt voor het opvolgen van acties tijdens vergaderingen. 
  • Je bent aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie.
  • Functie-eisen

  • Je bent een professional met ruime ervaring op een bestuurssecretariaat (ervaring met het werken voor de top van organisaties). Heb je minder ervaring maar heb je een nieuwsgierige aard en heb je een open blik en de wens om te leren? Dan word je van harte uitgenodigd om te reageren.
  • Je hebt minimaal mbo/hbo werk- en denkniveau.
  • Je kunt goed notuleren en je hebt ervaring met Outlook, Word en IBABS, Whatsapp en social media.
  • Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena. Interesse in de onderwerpen van de wethouder is een pré, zodat je afspraken en inkomende correspondentie goed kunt doorgronden.
  • Je kunt zelfstandig, proactief, gestructureerd en zorgvuldig werken en bent bestand tegen hoge werkdruk.
  • Je bent integer en flexibel en houdt van dynamiek in je werk.
  • Arbeidsvoorwaarden

  • Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
  • Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
  • Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
  • Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
  • Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
  • Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
  • Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.
  • Organisatiewaarden Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

    Lees hier meer

    Deel deze vacature: