Managementassistent – Gemeentebanen – Haarlem

Gemeentebanen

Organisatie

De afdeling concerncontrol is gericht op sturing en beheersing ten behoeve van besturen en de directie. De afdeling is opgebouwd uit vier teams, te weten Control, Planning & Control, Financial audit/ Compliancy /CIO office en strategisch bestuurlijk juridische advisering. Het is een dynamische werkomgeving en een gemiddeld genomen jonge afdeling.

In verband met pensionering ontstaat in juli 2024 een vacature managementassistent.

Functiebeschrijving

  • Je werkt voor de afdelingsmanager en de vier teams van de afdeling : je verzorgt de digitale agenda van de manager waarvoor je werkt en assisteert hem voor de uitvoering van de taken.
  • Je plant veel afspraken voor de vier teams in vaak druk bezette agenda’s, zoals afspraken met en voor de wethouders, directieleden, afdelingsmanagers en de externe accountant.
  • Je volgt accuraat in het zaaksysteem de voortgang van zaken en bestuurlijke toezeggingen, kent zaken toe in het systeem en attendeert medewerkers op urgent af te wikkelen zaken.
  • Je handelt contracten af en maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank. Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
  • Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen.
  • Je bereidt de aankomst van nieuwe medewerkers voor, je coördineert vaste benodigdheden en -behoeften voor hun eerste dag. Daarnaast ben je de vraagbak voor de medewerkers van de afdeling.
  • Functie-eisen

  • Let op, er is een interne kandidaat beschikbaar.
  • Je hebt een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
  • Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn, bij voorkeur voor directie of een afdeling verwant met concernsturing.
  • Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
  • Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.
  • Arbeidsvoorwaarden

  • Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
  • Een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week. 
  • Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
  • Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
  • Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
  • Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
  • Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.
  • Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.
  • Lees hier meer

    Deel deze vacature: