Secretaris – Olympia – Haarlem

Olympia

Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De afdeling Het ROJ werkt voor de 6 deelnemende gemeenten en is als team ondergebracht bij de afdeling Services & Data (S&D) binnen de gemeente Amsterdam. S&D is het organisatieonderdeel binnen de directie Jeugd, Zorg en Diversiteit (JZD) waar expertise en uitvoering over processen, datasturing, klantinformatie en contractondersteuning zijn gebundeld.

Het Regionaal Ondersteuningsteam Jeugd (ROJ) is de verbindende organisatie voor de samenwerking tussen de gemeenten binnen de regio’s Amsterdam-Amstelland, waar in totaal 6 gemeenten samenwerken over onderwerpen binnen de Jeugdwet. Het team richt zich op een goede en efficiënte uitvoering van de Jeugdwet door de gemeenten bij het inkopen en contracteren van jeugdzorgaanbieders te ondersteunen en is daarmee tegelijkertijd het smeermiddel én de motor van samenwerking en besluitvorming. Door expertise te bundelen en werkwijzen van de diverse gemeenten op elkaar af te stemmen, kunnen ook kleinere gemeentelijke organisaties de soms complexe taken efficiënt uitvoeren. Bovendien houden we zo de administratieve belasting voor aanbieders van Jeugdhulp zo laag mogelijk.

Naast de ondersteuning van Amsterdam-Amstelland werkt het team ook voor het Bovenregionaal Netwerk Jeugdhulp Noord-Holland (BORN), een samenwerkingsverband tussen 9 jeugdhulpregio’s binnen Noord-Holland. De Programmamanager BORN en de secretaris zijn hierbij betrokken. 

Functieomschrijving

Je gaat aan de slag bij het Regionaal Ondersteuningsteam Jeugd (ROJ), een klein, betrokken en enthousiast team, dat de spil is in de jeugdhulpregio Amsterdam-Amstelland, met in totaal zes gemeenten, waaronder gemeente Amsterdam. Een boeiende organisatie die aan het front staat bij nieuwe ontwikkelingen op het gebied van jeugdzorg bij zowel de 6 gemeentes als landelijk in de Jeugdzorg. Werken bij het ROJ betekent veel communiceren met gemeenten en zorgaanbieders.

In de functie van secretaris ondersteun jij de regio Amsterdam-Amstelland bij het voorbereiden, organiseren en faciliteren van de bijeenkomsten in de besluitvormingsroute. Je zorgt met jouw organisatorische en structurerende vaardigheden dat het proces rondom de samenwerking binnen Amsterdam-Amstelland optimaal loopt.

Vanuit deze rol help je mee in het reilen en zeilen binnen de regionale samenwerking door te zorgen voor goede agendering, samenwerking, besluitvorming en organisatie. Je werkt hierbij samen met beleidsadviseurs, directeuren, projectleiders, wethouders en secretariaten. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van de stuurgroep BORN. Je bent hierbij een sparringpartner voor de programmamanager en de andere ambtenaren. Je onderhoudt een netwerk binnen Amsterdam-Amstelland en de stuurgroep BORN, zodat mensen je weten te vinden.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

  • Je houdt je bezig met de planning en organisatie van de Ambtelijke overleggen (AO’s), Directeurenoverleggen (DO’s) en Portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s) binnen de regionale samenwerking Jeugdzorg Amsterdam-Amstelland. Dit zijn online bijeenkomsten waar beleidsadviseurs (AO), (team)managers (DO) en wethouders (PHO) met elkaar overleggen, samenwerken, informatie uitwisselen en besluiten nemen.

In samenwerking met de beleidsadviseurs en projectleiders zorg je ervoor dat de te behandelen stukken op de juiste manier worden aangeleverd en behandeld. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat besluiten zo helder mogelijk worden geformuleerd met als doel dat in het overleg het goede gesprek kan plaatsvinden. Je bereidt de agenda voor met de voorzitter en je fungeert als sparringpartner in de overleggen en daarbuiten over het besluitvormingsproces, de agenda en de te behandelen stukken. Je zorgt voor heldere en accurate verslaglegging van de overleggen en voor de verspreiding van de notulen. Je legt besluitvorming vast en monitort resultaten, bijvoorbeeld door het bijhouden van een actiepuntenlijst.

Voor BORN zorg je voor de planning en organisatie van de Stuurgroep (2x per jaar) en ondersteun je bij de planning en organisatie van de netwerkbijeenkomsten (3 x per jaar). Je werkt hierbij nauw samen met de secretariaten van de wethouders en met de programmamanager BORN, met wie je ook de agenda voorbereidt. Wanneer deze overleggen fysiek plaatsvinden, regel je de locaties en de catering. Voor je werk binnen de regio Amsterdam-Amstelland en de stuurgroep BORN is het belangrijk dat je een goed netwerk onderhoudt. Door je bereikbaar en benaderbaar op te stellen, zorg je er niet alleen voor dat mensen je snel weten te vinden en je snel te woord staan, maar ook dat besluitvorming altijd langs de juiste route verloopt. Dit helpt ook met het inplannen van (boven)regionale overleggen die ad hoc aangevraagd worden. 

Je maakt een jaarplan van alle overleggen die je organiseert, houdt daarbij rekening met de samenhang van de verschillende overleggen en je houdt deze planning gaandeweg bij. Dit is niet alleen handig voor jezelf, maar vooral ook voor al je collega’s die op basis voor deze planning de projectplanning inrichten en voorbereiden.

Functie-eisen

Voor deze functie Secretaris beschik je over:

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal 2 jaar werkervaring in een organiserende en/of ondersteunende rol, waarbij het organiseren van bijeenkomsten en het notuleren onderdeel van je takenpakket waren; uitstekende communicatieve, sociale en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Aan competenties breng je mee:

  • Samenwerken: Je werkt makkelijk samen met anderen aan een gezamenlijk doel. Je bouwt je eigen netwerk, mensen weten jou te vinden.
  • Initiatief: Je neemt initiatief om zelfstandig aan de slag te gaan en overlegt zo nodig. Je behaalt je doelen en gaat proactief op onderzoek uit, stelt prioriteiten
  • Stressbestendig: Je bent ook onder (tijds)druk oplossingsgericht en blijft ook dan adequaat presteren, luisteren en zorgvuldig en accuraat werken.
  • Flexibel gedrag: je kunt goed omgaan met ad hoc verzoeken, wijzigingen, afzeggingen en speelt hier snel op in.
  • Politieke sensitiviteit: Je kunt je verplaatsen in het politieke speelveld; onderkent de complexe belangen waar stakeholders mee geconfronteerd worden; je doorziet de politieke processen, ziet daarbinnen de kansen en gevaren en je beschikt over verbindend vermogen
  • Plannen: Je bent in staat om informatie te structureren, overzicht te houden, te plannen en te anticiperen, waarbij de waan van de dag jou niet afleidt.

Arbeidsvoorwaarden

  • Een parttime baan van 24 uur per week;
  • Een salaris van minimaal €3317,- en maximaal €4752,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
  • Een opdracht vanaf 1 augustus 2024 tot 31 juli 2025 met kans op verlenging;
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie.
  • Een reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer met het OV, €0,10 per kilometer met de auto, en €0,15 per kilometer lopend of met de fiets, met een maximum van 45km enkele reis;
  • Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
  • Je bouwt meteen pensioen op;
  • 8% procent vakantiegeld;
  • Eindejaarsuitkering (dertiende maand).

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl

Lees hier meer

Deel deze vacature: