Senior Administratief Medewerker – Unique – Haarlem

Unique

Als verantwoordelijke voor het financieel beheer en de administratie van de afdeling Beheer, Beleid Openbare Ruimte (BBOR), werk je nauw samen met collega’s binnen en buiten je afdeling.

Je stelt (beheer)overeenkomsten met gebruikers op, sluit ze af en beëindigt ze. Daarnaast beheer je contracten, leg je ze vast in de contractenbank, en breng je structuur aan in de archivering. Dossiers maak je aan in Verseon en je zorgt ervoor dat deze kennis goed toegankelijk is.

Je beheert diverse mailboxen en bent het aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, zoals burgers en belangengroeperingen. Vragen handel je zelfstandig af of je coördineert de beantwoording door de juiste collega.

Je coördineert het portfoliomanagement van projecten en beleidstrajecten samen met andere afdelingen binnen het fysiek domein. Tevens stel je opdrachtbrieven op en maak je inkooporders aan op basis van offertes, controleer je facturen en verwerk je deze in de financiële administratie (GFS/Oracle). Ook behandel je declaratieverzoeken van parkeerkosten en bewonerskosten bij initiatieven en buurtactiviteiten.

Gegevens houd je actueel in Verseon en met QlikView genereer je rapportages over klachten en meldingen in de openbare ruimte. Je handelt meldingen af of houdt toezicht op de afhandeling.

Daarnaast coördineer je het proces rondom de Bestuurlijke Agenda Zaken (BAZ) en bewaak je de termijnen van afspraken met het bestuur. Je ondersteunt de vier managers van de afdeling bij hun taken en beheert hun agenda’s. Je helpt bij juridisch lastige zaken, zoals WOO-verzoeken.

Je stelt het onboardingsprogramma op en bereidt de komst van nieuwe medewerkers voor. Als vraagbaak voor de afdeling zorg je ervoor dat iedereen de benodigde informatie en ondersteuning krijgt.

In deze rol zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en ondersteun je de afdeling in diverse administratieve en coördinerende taken.

Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.

Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract. Dit is een nieuwe functie binnen de afdeling. Momenteel wordt de functie gewaardeerd en is de verwachting dat dit schaal 9 wordt.

Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.752 bruto per maand (schaal 9) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.

Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.

Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.

Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Je bent een energieke, proactieve en positieve persoonlijkheid. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd.

Je bent nieuwsgierig en hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties, nauwkeurigheid, planningsvaardigheden, humor en communicatievaardigheden helpen je daarbij. Hierbij is het belangrijk dat je vaardig bent in zowel de mondelinge communicatie als de schriftelijke communicatie.

Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je de digitale systemen als Verseon (registratiesysteem),

GFS(financieel systeem), Qlikview (rapportagesysteem) eigen te maken.

Je een relevante HBO opleiding en affiniteit met financiën.

De Afdeling Beheer en Beleid Openbare Ruimte (BBOR) bundelt de deskundigheid op het gebied van de openbare ruimte. De afdeling bestaat uit ruim 95 personen, verdeeld over 3 teams. De afdeling is verantwoordelijk voor het maken van beleid en het beheren van de assets. Daarnaast worden er opdrachten gegeven voor de renovatie-, onderhouds- en herinrichtingsprojecten.

Lees hier meer

Deel deze vacature: